Ordnung und Klimaschutz in deinem E-Mail Postfach
Wie du dein E-Mail Postfach ausmistest und sauber hältst, große Dateien mit anderen teilst und einen Beitrag zur CO2 Reduktion leistest
Wir kennen es alle: eine volle Inbox und zahlreiche E-Mails mit großen Anhängen. Im daily business müssen wir oft viele Dateien mit anderen Personen teilen und austauschen.
Die Inbox sauber zu halten und z.B. nicht benötigte E-Mails gleich zu löschen, erfordert viel Disziplin und Aufwand.
Ökologischer Fußabdruck deiner E-Mails
Hast du schon mal drüber nachgedacht, dass E-Mails ganz schön viele Treibhausgas-Emissionen verursachen? Du siehst es nicht auf den ersten Blick und denkst vielleicht, dass man im Vergleich zu gedruckten Postmailings sogar etwas spart.
Tatsächlich ist der ökologische Fußabdruck von E-Mails nicht so gut. Dein PC oder Smartphone verbraucht Strom, während du ein E-Mail verfasst, dasselbe gilt für den Empfänger deiner Nachricht. Damit das E-Mail überhaupt von A nach B geht und auch jederzeit abrufbar ist, liegt es auf einem Server, der nicht nur Energie für den Betrieb braucht, sondern auch gekühlt werden muss.
Ein durchschnittliches E-Mail verursacht 4 Gramm CO2, mit Anhängen bis zu 50 Gramm!
Warum du Anhänge an E-Mails vermeiden solltest
- Die Übertragung dauert lange
- Die Dateigröße ist je nach Anbieter limitiert
- Attachments brauchen Speicherplatz bei Sender und Empfänger
- E-Mails mit Anhängen werden leichter als Spam klassifiziert
- In Zeiten von Cyber Crime können Anhänge viel Schaden anrichten und werden von Virenscannern ausgefiltert bzw. entfernt
- Große Anhänge verursachen einen hohen CO2 Ausstoß
Wie du große Daten alternativ überträgst
- Über Clouds und Speicherplattformen teilen, die dir z.B. dein E-Mail Provider anbietet (Microsoft OneDrive, iCloud, Google Drive, Dropbox)
- Kostenlose Versand-Tools nützen, z.B. wetransfer
- PDFs etc. auf deiner Website hochladen und den Link im E-Mail verschicken
Auf die dritte Möglichkeit möchte ich noch näher eingehen. Wenn du Dateien auf deiner eigenen Website hochlädst und dann als Link teilst, hat das gleich mehrere Vorteile. Du erhöhst damit den Traffic auf deiner Website (was Google gefällt) und kannst den Download auch über Analysetools messen.
Wie du deine Inbox sauber hältst
Die Inbox ist keine Sammelstelle, sondern ein Durchlaufposten.
Erst kürzlich hab ich ein Kompliment einer Kundin für meine aufgeräumte Inbox bekommen. Struktur liegt mir und ich hab’s gern ordentlich. Zu viele E-Mails in meinem Postfach machen mich nervös.
Vielleicht kann ich dir mit meiner Vorgangsweise behilflich sein oder Inputs geben?
So gelingt das Aufräumen der Inbox
Zu den Feiertagen wird in Wohnungen und Büros traditionell aufgeräumt und alles blitz und blank geputzt. Wie im Haushalt freut sich auch dein E-Mail Postfach über einen Neujahrsputz.
Du profitierst in mehrfacher Hinsicht davon. Du leistest nicht nur einen Beitrag zur CO2 Reduktion, sondern verschaffst dir einen Überblick und ein gutes Gefühl 
Und so geht’s:
- Alte und nicht benötigte E-Mails löschen
- Verläufe beachten (nur letztes E-Mail aufbewahren)
- Ordner anlegen
- Archive erstellen
- Regeln erstellen, um E-Mails automatisch in Ordner zu verschieben
- Newsletter Abos abmelden, die du nicht brauchst / nicht liest
- Datenanhänge abspeichern und aus E-Mail löschen (nicht doppelt speichern!)
- Spam E-Mails löschen
- Papierkorb leeren
- Kontakte in deiner Mailbox durchsehen (löschen, speichern, aktualisieren…)
Brauchst du mehr Struktur in deinem Arbeitsalltag?
Ich hab jede Menge Tipps & Tricks, wie du dich und dein Business besser organisierst.