Das Beste kommt zum Schluss: Tipps für deine E-Mail Signatur
Warum deine E-Mail Signatur weit mehr als eine Auflistung deiner Kontaktdaten ist und wie du sie als kostenloses Werbemittel für dein Marketing nützt
Für mich zählt die E-Mail Signatur zu einem der wirkungsvollsten Marketing-Tools und sie ist eines, das nichts kostet. In deinem Einzel- oder Kleinunternehmen (EPU, KMU) werden bestimmt täglich zahlreiche E-Mails an KundenInnen, InteressentInnen und PartnerInnen verschickt – warum also nicht das Medium als Werbemittel nützen?
Schauen wir uns zuerst die Basics an und womit du die Signatur noch ergänzen kannst:
Pflichtangaben
In erster Linie muss deine Signatur die Kontaktdaten enthalten. Dein Gegenüber will nicht nur wissen, mit wem sie/er es zu tun hat, sondern du bist gesetzlich verpflichtet, bei geschäftlicher E-Mail Korrespondenz eine Signatur mitzuschicken. Sie ersetzt die klassische Fußzeile eines Briefpapiers. Dazu gehören deine „persönlichen“ Daten wie Telefonnummer, E-Mail Adresse und Funktion, aber auch Firmendaten wie Adresse und Website. Wichtig sind auch die Links zu deinen Social Media Kanälen, wenn du welche hast.
In Österreich befassen sich mehrere Gesetze mit der so genannten „Impressumspflicht“ für E-Mails. Welche Angaben der E-Mail Signatur rechtlich vorgeschrieben sind, kannst du z.B. bei der Wirtschaftskammer nachlesen.
Fotos und Logos
Optional kannst du dein Firmenlogo einbauen, auch ein Portraitfoto wird in manchen Branchen gern verwendet. Wenn du ein Foto einsetzen willst, achte darauf, dass das Bild professionell und nicht zu groß ist. Dass hier Urlaubs-Schnappschüsse und Selfies unangebracht sind, versteht sich von selbst.
Corporate Design
Die E-Mail Signatur ist auch Teil deines Brandings. Nütze also die Firmenfarben und -schriften und stimme sie auf dein Corporate Design ab. Wenn du MitarbeiterInnen beschäftigst, achte darauf, dass ihr alle einheitlich die gleiche E-Mail Signatur Vorlage verwendet und niemand sich seine „selbst strickt“. Ich könnte Romane darüber schreiben, was ich in dieser Hinsicht in meinem Berufsleben gesehen habe.
Was viele nicht wissen – du kannst auch die Schrift für den Text aller E-Mails in den Optionen so einrichten, dass du immer die Firmenschrift verwendest, beim Erstellen und auch Antworten.
Banner als Werbebotschaft
Unterhalb der persönlichen Daten kannst du zusätzlich eine Werbebotschaft in Form eines Banners unterbringen. Wohlgemerkt bitte nur einen Banner – lass die Signatur nicht länger werden, als das E-Mail selbst, indem du fünf Logos, drei Bilder und noch eine „Littanei“ an Text anhängst. Konzentriere dich auf einen Schwerpunkt. Denk daran, dass du die Signatur jederzeit ändern kannst – je nach Jahreszeit oder aktuellem Anlass. Du musst nicht alles auf einmal unterbringen.
So sieht zum Beispiel meine aktuelle E-Mail Signatur aus:
Wie kommst du zu einer professionellen E-Mail Signatur?
Schau dir ein paar E-Mails an, die du selbst von Unternehmen bekommst und lass dich inspirieren, was dir gefällt und für dich passt.
Dann kannst du dir die Signatur im Grunde recht einfach selbst erstellen. Den Banner kannst du mit gängigen Grafikprogrammen wie Canva oder mit deiner/deinem GrafikerIn kreieren.
Von Microsoft gibt es verschiedene Vorlagen für E-Mail Signaturen in Outlook, die du übernehmen und anpassen kannst.
Achte darauf, dass du E-Mail Adresse, Website, Social Media Icons aber auch die Telefonnummer verlinkst. Denk daran, dass E-Mails immer häufiger am Smartphone gelesen werden und man dort eine verlinkte Telefonnummer mit einem Klick anrufen kann.
Immer wieder sehe ich Varianten, wo alle Angaben der Signatur gemeinsam als Bild abgespeichert wurden. Das würde ich dir nicht empfehlen, denn Schriften sind in einem kleinen Bild schlecht lesbar. Außerdem kann ein Bild nur einen Link haben, d.h. E-Mail Adresse, Website und Telefonnummer sind nicht einzeln anklickbar.
Wenn dir die Zeit, Geduld oder einfach das grafische Auge fehlt, lass deine Signatur und auch gleich einen Banner von einem Profi, z.B. einer/einem GrafikdesignerIn erstellen. Ich kann dir dabei gerne helfen!
Mein Profi-Tipp zum Schluss
Wenn du ein Webanalyse Tool verwendest, solltest du Bilder oder Banner deiner E-Mail Signatur mit einem Tracking Link versehen. So kannst du messen, wie oft sie angeklickt werden und die Ergebnisse z.B. in Google Analytics abrufen.
Du behandelst deine E-Mail Signatur eher stiefmütterlich?
Mit ein paar Handgriffen hast du eine schöne und funktionelle Signatur. Ich zeig dir wie's geht oder erstelle eine für dich.